Dịch vụ IT Outsourcing sẽ là một xu hướng giải pháp năm 2023 phù hợp cho các mô hình khách sạn, doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME và SMEs)… có thể đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp 24/7 mà còn tiết kiệm chi phí nhân sự và vận hành. Vậy dịch vụ IT Outsourcing là gì? Lợi ích so với xây dựng đội IT In-house truyền thống như thế nào? Doanh nghiệp như thế nào thì nên sử dụng dịch vụ này?

Trước khi tìm hiểu về lợi ích của dịch vụ IT Outsourcing thì hãy cùng HKT Solutions bắt đầu với một trong những vị trí quan trọng của bộ phận IT trong doanh nghiệp là IT helpdesk.

1. IT Helpdesk là gì? Vai trò IT Helpdesk trong doanh nghiệp quan trọng như thế nào?

a. IT Helpdesk là gì?

IT Helpdesk là một bộ phận thuộc phòng IT, có trách nhiệm hỗ trợ người dùng cuối - “end user” (nội bộ hoặc bên ngoài công ty) các vấn đề liên quan đến kỹ thuật hay dịch vụ IT.

IT Helpdesk cũng là nơi liên lạc và tiếp nhận các yêu cầu từ người sử dụng để xử lý hoặc chuyển đến các bộ phận thích hợp.

b. Vai trò của IT Helpdesk:

Công việc của IT helpdesk ở mỗi doanh nghiệp sẽ có những quy trình và công việc khác nhau. Mức độ công việc của IT helpdesk nhiều hay ít cũng sẽ tùy thuộc vào sản phẩm hoặc dịch vụ và quy mô của doanh nghiệp. Tuy nhiên, bất kì công ty nào cũng sẽ yêu cầu những công việc cơ bản của IT helpdesk như:

• Hỗ trợ người dùng khi có bất kỳ vấn đề về kỹ thuật liên quan đến phần cứng, phần mềm, ứng dụng trên máy tính, hệ thống mạng, tổng đài hay các các hệ thống ELV khác;
• Cung cấp thông tin về các dịch vụ IT khi có yêu cầu từ người dùng;
• Chuyển thông tin sự cố đến các bộ phận trong phòng IT hoặc những đơn vị liên quan khác, nhằm đảm bảo các yêu cầu được giải quyết;
• Theo dõi tiến độ xử lý và phản hồi người sử dụng khi cần thiết.

2. Những hạn chế của IT Helpdesk trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ: 

Như đã đề cập ở trên, vai trò của IT Helpdesk là vô cùng quan trọng trong bất kỳ doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh nào. Tuy nhiên bên cạnh đó cũng sẽ có một số hạn chế:

a. Vai trò, số lượng công việc:

Với doanh nghiệp nhỏ, ít nhân sự thì rất khó để có bộ phận IT Helpdesk riêng biệt mà thường sẽ do một hoặc một số cá nhân phụ trách nhiều việc như Quản trị mạng, Quản trị phát triển ứng dụng, Quản trị cơ sở dữ liệu, Hỗ trợ người dùng (Helpdesk), Bảo mật hay Quản trị server… gọi chung là IT nội bộ (in-house) Vì số lượng công việc nhiều cùng với phạm vi chuyên môn rộng sẽ là một khó khăn lớn cho người phụ trách khi có sự cố phức tạp xảy ra bất ngờ.

b. Trình độ nhân sự:

Bên cạnh yếu tố quá tải công việc, trình độ chuyên môn cũng là một trong những hạn chế của IT in-house trong doanh nghiệp nhỏ. Với những công việc đơn giản như cài đặt máy in, hệ thống email, hệ thống network nội bộ là công việc cơ bản và quen thuộc với một IT helpdesk. Nhưng khi có những sự cố đặc thù xảy ra như lỗ hổng bảo mật, mất dữ liệu,… thì đội IT in-house khó mà có thể tự xử lý hết được. 

c. Chính sách nhân sự, lương thưởng:

Hiện nay thị trường việc làm của ngành IT đang vô cùng hot. Việc đào tạo và xây dựng một đội ngũ IT in-house cho doanh nghiệp sẽ đòi hỏi thời gian và chi phí khổng lồ. Trong khi đó, để có thể tuyển dụng được các chuyên gia IT chuyên môn sâu, kỹ năng cao thì doanh nghiệp thường phải trả mức lương rất cao, đồng thời chính sách tăng lương, khen thưởng của doanh nghiệp phải thật sự tốt thì mới có thể giữ chân được những nhân sự này đồng hành lâu dài. 

d. Luồng vận hành công việc:

Thông thường, đội IT in-house của doanh nghiệp chỉ làm việc trong giờ hành chính, nghĩa là các sự cố ngoài giờ làm việc sẽ không thể hoặc rất lâu sau đó mới có thể được xử lý. Trong trường hợp khác, nhân sự phụ trách công việc này nghỉ phép và nếu không may mắn có một sự cố nhỏ xảy ra trong hệ thống cũng sẽ làm ảnh hưởng rất lớn đến luồng công việc của các bộ phận khác. Điều này xuất phát từ việc cả tập thể doanh nghiệp bị phụ thuộc quá nhiều vào một số ít cá nhân. 

e. Các hạn chế khác:

• Ngoài các hạn chế quan trọng đã nêu ra ở trên thì doanh nghiệp cũng sẽ cần cân nhắc thêm một số yếu tố như sau: 
• Không gian làm việc: Doanh nghiệp thường sẽ phải đầu tư thêm không gian văn phòng, thiết bị, máy móc cho đội IT in-house của mình; 
• Nhân sự nghỉ việc: Sẽ một vấn đề lớn nếu đội IT in-house đột nhiên nghỉ việc và doanh nghiệp sẽ mất rất nhiều thời gian, tốn kém chi phí để có thể tìm kiếm nhân sự phù hợp mới; 
• …

3. Giải pháp IT Outsourcing, xu hướng giải pháp 2023 hàng đầu cho doanh nghiệp vừa và nhỏ:

a. IT Outsourcing là gì?

IT Outsourcing là việc thuê ngoài một công ty chuyên cung cấp dịch vụ IT (IT thuê ngoài) để thực hiện quản lý, bảo trì và điều hành mảng công nghệ thông tin của doanh nghiệp. Các công ty outsourcing sẽ cung cấp nhân lực phù hợp với từng công ty để có thể nắm bắt sát sao các vấn đề riêng của doanh nghiệp, từ đó chuyển giao và đưa ra các giải pháp thích hợp. Với hình thức này, doanh nghiệp không chỉ sử dụng tối đa các nguồn lực, nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn tiết kiệm chi phí và thời gian tương đối lớn.

b. Vai trò của IT Outsourcing trong doanh nghiệp:

- Hỗ trợ kỹ thuật cho người dùng cuối về phần cứng, thiết bị (máy tính, máy in…), phần mềm (Office, SAP, PMS...) và các hệ thống công nghệ thông tin (mạng nội bộ, WiFi,...);

- Quản lý và theo dõi hiệu suất các hệ thống nhằm đảm bảo sự ổn định và tính an toàn cho hoạt động nội bộ của doanh nghiệp;

- Đào tạo, hướng dẫn cho người dùng cuối về việc sử dụng phần mềm và phần cứng mới có thể nắm bắt công nghệ và công cụ mới;

- Bảo trì định kỳ hệ thống bao gồm cấu hình, lưu trữ dự phòng, cập nhật phần mềm và kiểm soát bảo mật, truy cập;

- Đánh giá, đề xuất và tư vấn cải tạo, nâng cấp hệ thống nhằm đảo bảo luôn đáp ứng nhu cầu hiện thời của doanh nghiệp.

c. So sánh IT Outsourcing với IT In-house truyền thống. Lợi ích và hạn chế:

Có thể nói dịch vụ IT Outsourcing có thể giải quyết gần như toàn bộ những khó khăn mà doanh nghiệp vừa và nhỏ đang gặp phải với đội ngũ IT in-house của mình:

- Giảm thiểu chi phí nhân sự, vận hành: Thông thường, doanh nghiệp sẽ cần dành ra một khoản kinh phí lớn để tuyển dụng, đào tạo, chính sách lương thưởng,… để xây dựng một đội IT in-house riêng cho mình. Chưa kể sẽ còn các khoản đầu tư khác về không gian làm việc, thiết bị hạ tầng, máy móc, chi phí bảo trì, nâng cấp phần mềm/phần cứng. Tuy nhiên khi thuê dịch vụ IT Outsourcing, doanh nghiệp sẽ không cần phải lo lắng về các khoản phí đó mà thay vào đó là chính đơn vị cung cấp dịch vụ.

- Đảm bảo chuyên môn, hiệu quả cao: Với bộ phận IT riêng, nhân sự có thể đảm nhiệm quản lý máy tính, máy in, email… tuy nhiên các yêu cầu đặc thù về bảo mật, thiết kế hệ thống… thì lại là hạn chế. Dịch vụ IT Outsourcing cho phép doanh nghiệp tiếp cận nguồn nhân lực có chuyên môn cao, chuyên nghiệp từ các công ty Công nghệ thông tin, thường xuyên xử lý các nhiệm vụ, yêu cầu từ đơn giản đến phức tạp.

- Được hỗ trợ 24/7/365: Khác với đội ngũ in-house, các công ty cung cấp dịch vụ IT thuê ngoài thường xuyên làm việc 24//7/365, nghĩa là bất cứ lúc nào doanh nghiệp xảy ra sự cố IT, đội IT Outsourcing cũng có thể ngay lập tức hỗ trợ và hạn chế tối đa tổn thất.

- Tập trung lĩnh vực chính của doanh nghiệp: Với các doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt là startup, một nhân viên thường kiêm nhiều vai trò khác nhau (VD: người quản lý dịch vụ khách hàng có thể quản lý luôn hệ thống email và web…) Tuy nhiên, với các doanh nghiệp muốn phát triển và mở rộng hơn thì cần tập trung đào sâu chuyên môn của các nhân viên, xây dựng chiến lược phát triển thay vì bị chi phối bởi các yếu tố không chuyên môn khác. Chính vì vậy dịch vụ outsourcing chính là lựa chọn thích hợp nhất cho những công việc hỗ trợ.

Xem thêm: Bắt đầu với 10k để sở hữu ngay đội ngũ IT partime - IT fulltime chuyên nghiệp, chất lượng hàng đầu tại Nha Trang.

Ưu điểm của đội IT Outsourcing là vậy, tuy nhiên trước khi sử dụng dịch vụ này, các doanh nghiệp sẽ cần phải cân nhắc một số yếu tố sau:

- Giảm quyền kiểm soát: Sử dụng đội IT Outsourcing bên ngoài sẽ khó giám sát chặt chẽ hơn là một đội in-house ngay bên cạnh. Hơn nữa khi có sự tham gia của bên thứ 3, doanh nghiệp và đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê IT ngoài cần phải thống nhất rõ ràng các điều khoản về dịch vụ và bảo mật để giảm thiểu những nguy cơ về dữ liệu nội bộ.

- Vấn đề giao tiếp, rào cản văn hóa: Khi các hoạt động được thực hiện bên ngoài, việc giao tiếp thường xuyên và hiệu quả cũng là một trong những khó khăn đối với đội ngũ thuộc công ty, đặc biệt là khi cả hai bên có văn hóa hoặc phong cách làm việc không giống nhau.

- Chất lượng đơn vị cung cấp dịch vụ: Bên cạnh những đơn vị cung cấp dịch vụ IT Outsourcing chất lượng thì cũng sẽ có những đơn vị thiếu chuyên nghiệp như chậm tiến độ, thiếu minh bạch… gây ra những ảnh hưởng không tốt. Chính vì vậy, doanh nghiệp cũng cần phải cân nhắc và lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ IT thuê ngoài uy tín, chất lượng, được nhiều doanh nghiệp đánh giá cao.

Xem thêm: Cách đánh giá Công ty cung cấp dịch vụ IT Outsourcing chất lượng.

4. Doanh nghiệp nào nên sử dụng dịch vụ IT Outsourcing:

Doanh nghiệp sẽ nên sử dụng dịch vụ IT Outsourcing khi cần:

• Tăng cường tối ưu hóa các hoạt động IT: IT Outsourcing cung cấp cho doanh nghiệp những nguồn lực và kỹ năng cần thiết để tối ưu hóa hoạt động IT;
• Giảm chi phí IT: Sử dụng IT Outsourcing có thể giảm chi phí cho doanh nghiệp, bởi vì không cần phải tạo và duy trì một đội ngũ IT riêng;
• Cải thiện chất lượng dịch vụ: IT Outsourcing cung cấp cho doanh nghiệp những nguồn lực và kỹ năng chuyên môn để cải thiện chất lượng dịch vụ IT;
• Tăng tốc độ thực hiện dự án: IT Outsourcing cung cấp những nguồn lực và kỹ năng cần thiết để hoàn thành các dự án nhanh hơn và hiệu quả hơn.
• Mở rộng quy mô doanh nghiệp nhanh chóng: Với IT Outsourcing, doanh nghiệp hoàn toàn có thể dễ tiếp cận những công nghệ mới hiện nay một cách nhanh chóng cũng như dễ dàng nâng cấp, mở rộng hạ tầng.

Xem thêm: HKT Solutions, đơn vị cung cấp Dịch vụ IT Outsourcing UY TÍN, CHẤT LƯỢNG hàng đầu tại thị trường Nha Trang. Chúng tôi là ai!?

Một số mô hình doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng dịch vụ IT thuê ngoài:

- Doanh nghiệp startup, vừa và nhỏ: Doanh nghiệp có số lượng nhân sự ít, quy mô không quá lớn và đặc biệt muốn tiết kiệm chi phí nhưng vẫn muốn sở hữu đội ngũ IT chuyên môn cao nhằm kịp thời giải quyết các sự cố về hệ thống CNTT của mình thì IT Outsourcing là một trong những lựa chọn hàng đầu.

- Doanh nghiệp lớn: Hiện nay một số doanh nghiệp lớn tuy đã có đội ngũ IT nội bộ riêng nhưng vẫn sử dụng thêm dịch vụ IT Outsourcing. Vì với phạm vi làm việc chỉ ở trong một công ty nhất định, đội ngũ in-house sẽ khó tiếp cận được toàn bộ kỹ thuật IT mà đôi khi sẽ cần sự hỗ trợ và kết hợp với đội IT thuê ngoài để có thể giải quyết sự cố nhanh chóng, hiệu quả.

- Các đơn vị kinh doanh dịch vụ lưu trú quy mô nhỏ: Thông thường các khách sạn từ 4 sao trở xuống, homestay... sẽ ít khi có đội ngũ IT in-house mà thường sẽ phụ thuộc vào đơn vị cung cấp thiết bị, thiết kế hệ thống cho nên khi có sự cố xảy ra sẽ tốn nhiều thời gian để được giải quyết. Đặc biệt vào những thời gian cao điểm, nếu có bất kỳ sự cố nào xảy ra mà không được khắc phục nhanh chóng và triệt để thì sẽ là những ấn tượng về trải nghiệm không tốt đối với khách hàng.

- Các cơ sở đào tạo, chăm sóc sức khỏe (trường học, bệnh viện,...) hay các khu dân cư an ninh (khu đô thị, tòa nhà, chung cư…)

Xem thêm: Bảng giá Thuê dịch vụ IT Outsourcing của HKT Solutions tại Nha Trang và các tỉnh thành khác. Bắt đầu chỉ với 10k

Tóm lại, không có câu trả lời chính xác cho câu hỏi “Doanh nghiệp có nên sử dụng dịch vụ IT Outsourcing không?” hay “Doanh nghiệp như thế nào nên cần tới đội IT thuê ngoài” bởi lựa chọn Outsource hay In-house sẽ hoàn toàn dựa vào nhu cầu cùng các yếu tố về ngân sách, định hướng phát triển và độ bảo mật dữ liệu nội bộ của doanh nghiệp.

Các bài viết liên quan khác:

1. Chi phí Thuê dịch vụ IT Outsourcing?

2. Cách đánh giá một Công ty dịch vụ IT Outsourcing UY TÍN - CHẤT LƯỢNG?