Là một người dùng máy tính thường xuyên và thực hiện các công việc in ấn thì chắc hẳn không ít lần bạn đã gặp các sự cố máy in khiến cho hiệu quả công việc bị ảnh hưởng ít nhiều. Tuy nhiên phần lớn trong số đó lại có thể được khắc phục rất dễ dàng. Vậy nên ngày hôm nay hãy cùng HKT Solutions tìm hiểu về những sự cố máy in phổ biến và cách khắc phục nhé!

1. Lỗi Máy In Không Hoạt Động:  
Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng máy in không hoạt động, nhưng có 3 nguyên nhân thường thấy nhất là:

• Người dùng quên cấp nguồn điện cho máy in
• Cáp nối dữ liệu bị hư hỏng
• Quên chưa đóng nắp máy in

Với các nguyên nhân này, bạn cần thực hiện lần lượt các bước sau đây để khắc phục tình trạng này:

Bước 1: Kiểm tra hai đầu dây cắm nguồn giữa máy in với ổ điện đã được kết nối hay chưa, máy đã được bấm khởi động hay chưa, nút POWER có sáng đèn không?  
Bước 2: Nếu tất cả đều ổn thì bạn tiếp tục kiểm tra cáp nối dữ liệu của máy in với máy tính xem đã được kết nối chưa;  
Bước 3: Sau khi kiểm tra 2 bước trên nhưng máy vẫn không hoạt động được thì bạn hãy kiểm tra nắp máy in đã đóng chưa. Thông thường  sau khi thay mực, vệ sinh, gỡ giấy bị kẹt… người dùng thường quên đóng nắp máy và đóng chưa khớp.

Ngoài ra, đối với các máy in văn phòng thì phần lớn máy tính sẽ thực hiện kết nối với máy in thông qua một máy tính chủ khác, vậy nên cũng cần lưu ý tới trường hợp này.

2. Lỗi Máy In Bị Treo:  
Thông thường, lỗi này xuất hiện khi bạn thực hiện quá nhiều lệnh in cùng một lúc khiến máy in không thể load kịp dẫn đến máy in bị treo. Để khắc phục lỗi máy in bị treo, bạn thực hiện như sau:

• Đăng nhập vào mục Printer trên máy tính. Lúc này, danh sách các tập tin đang chuẩn bị in sẽ hiện lên;
• Nhấn vào từng tập tin và nhấn chuột phải chọn Cancel để xóa bỏ 1 số lệnh in hoặc nhấn Cancel all documents để xóa toàn bộ;
• Khởi động lại máy in máy sẽ lại hoạt động bình thường.

* Ngoài ra máy in có thể bị treo khi thực hiện in tập dữ liệu quá lớn.

3. Lỗi Hủy Tài Liệu Đang In:  
Khi đang thực hiện lệnh in nhiều trang tài liệu nhưng đột nhiên bạn muốn hủy vì một lý do nào đó nhưng nhiên không thể thực hiện theo cách thông thường. Để xử lý vấn đề này, bạn cần ngưng hẳn Dịch vụ in bằng cách:

• Đầu tiên bạn vào Start >Run, gõ lệnh cmd
• Tại cửa sổ Command Prompt gõ vào hai dòng sau
  • Net stop spooler   và nhấn Enter để dừng dịch vụ in
  • Gõ tiếp  Net Start spooler   để kích hoạt lại dịch vụ in.

4. Lỗi Bản In Mờ, Chữ Không Nét Và Không Đậm:  
Có nhiều nguyên nhân làm cho văn bản máy in bị mờ nhạt, không rõ nét mà có thể dễ dàng nhận biết như: mực sắp hết, giấy quá ẩm, quá nhám nhưng cũng có không ít nguyên nhân liên quan đến bộ phận bên trong máy in:

• Gương phản xạ bẩn (hay còn gọi là hộp quang): Do bụi bẩn, hơi nước, vật cản, mực rơi vãi, chuột bọ làm tổ… làm mờ hộp quang. Chỉ cần tháo ra và dùng khăn mềm lau sạch là được.
• Chất lượng mực: Sử dụng loại mực giá rẻ không rõ nguồn gốc không những không tiết kiệm mà còn gây hại rất lớn cho máy in. DTP Corp là một đơn vị cung cấp mực in, mực nạp uy tín bạn sẽ không còn phải bận tâm về điều này.
• Gạt từ: Tuổi thọ của gạt từ thường khoảng 6-8 tháng nếu số lượng in nhiều, gạt từ sẽ mất tính đàn hồi và phải thay mới.
• Vỏ trục từ: Cũng giống như gạt từ nhưng tuổi thọ của trục từ thường khoảng 1 năm. Khi quá mòn thì hiện tượng bản in bị mờ không đậm sẽ xuất hiện, khắc phục bằng cách thay mới
• Chọn chế độ tiết kiệm mực: Một số máy in có chế độ tiết kiệm mực (Economy), nếu vô tình chọn nhầm chế độ này bản in sẽ nhạt hơn bình thường, bạn chỉ cần bỏ chọn Economy (hay Economode) là sẽ in đậm và sắc nét.

5. Lỗi Bản In Bị Nhòe Chữ, Nhòe Đường Kẻ:  
Lỗi bản in bị nhòe chữ, nhòe đường kẻ được hình thành từ rất nhiều lỗi khác nhau và là lỗi bản in bị nhòe chữ dễ xảy ra phổ biến, đặc biệt trên các máy in cũ. Phần lớn xuất phát từ các nguyên nhân:

• Giấy in ẩm, mỏng quá: Bạn cần thay giấy in sử dụng loại giấy đạt tiêu chuẩn tốt nhất định lượng 70 trở lên
• Lô sấy hỏng: đây là một bộ phận của máy in giúp nung chảy mực khô để in ra giấy vậy nên khi lô sấy hỏng dẫn đến nhiệt sinh ra không đủ nóng để sấy bản in đó khiến mực bị nhòe.
• Trống in quá mòn: đây cũng là bộ phận quyết định chất lượng hình ảnh hiển thị ra trên giấy rõ nét hay mờ. Các dấu hiệu cho biết cần vệ sinh hoặc thay trống in mới như: trang in bị sọc đen từ trên xuống dưới, có chấm cách đều nhau, có li ti chấm đen hoặc trang in bị nhòe hình, chất lượng hình ảnh không đồng đều về màu sắc.
• Đổ mực không đúng cách và đúng loại

6. Lỗi Bản In Có Những Chấm Nhỏ Hoặc Vệt Đen To Đậm Ngang Bản In:  
Nguyên nhân chính xảy ra hiện tượng này là do trống sử dụng lâu ngày bị sứt, có thể do ghim giấy rơi vào trong làm rách và xước mặt trống hoặc do trục cao su sử dụng nhiều, hết tuổi thọ hay là hỏng, lúc đổ mực không vệ sinh kỹ các linh kiện này. Nếu gặp các trường hợp này thì bạn nên thay trống và thay trục cao su ngay nhé.

7. Lỗi Bản In Có Một Vệt Đen Chạy Dọc, Thẳng Từ Trên Xuống:  
Lỗi bản in có một vệt đen chạy dọc từ trên xuống dưới có thể do 2 nguyên nhân chính gây ra đó là do gạt mực bị cô đặc bám chặt, bạn cần vệ sinh sạch sẽ gạt mực. Ngoài ra, có thể do gạt mực bị xước, sứt và giải pháp cho bạn là thay gạt mực mới nếu dùng đã quá lâu. Ngoài ra cũng có thể là nguyên nhân từ trống in như đã đề cập ở trên

8. Lỗi Khi In Các Vị Trí Không Đều, Tạo Khoảng Trống Giữa:  
Nhiều người dùng lầm tưởng hiện tượng in các vị trí không đều là do hết mực nhưng thực chất đây cũng là một lỗi khác do máy in bị hỏng trống dẫn đến bản in vị trí in đậm, nhạt không đều, thậm chí còn không in được.

9. Bản In Trắng Toàn Bộ Sau Khi In:  
Tình trạng này xuất phát do lỗi từ của trục từ (bộ phận có tác dụng hút mực từ ống mực và được gạt từ trải đều mực lên thân.sẵn sàng để chuyển qua drum)  
Để khắc phục lỗi bản in bị trắng toàn bộ, bạn cần tháo hộp mực ra và kiểm tra phần lò xo của trục từ, có thể lò xo ở đầu trục từ bị gãy một nửa, lệch vòng xoay, biến dạng…  
Nếu phát hiện lệch, méo thì uốn nắn lại lò xo, còn gãy thì không thể hàn được mà phải thay trục từ mới.

10. Lỗi Bản In Đen 1 Vệt To Lem Nhem Từ Trên Xuống Nằm Ở Bên Trái Hoặc Phải Bản In:  
Sự cố này chủ yếu do ngăn chứa mực thải bị đầy nên tràn ra bản in. Bạn tháo hộp mực và đổ hết mực thải. Lưu ý, sau đó nên đổ thêm mực mới không ống mực sẽ hết và chỉ in được 3 -5 trang giấy nữa. Thêm một nguyên nhân khác khiến bản in bị đen là do việc đổ mực máy in không thích hợp. Vì vậy, bạn cần chọn loại mực in thích hợp với hãng máy.

11. Lỗi In Sai Màu:  
Lỗi in sai màu nguyên nhân chủ yếu do đầu phun bị tắc do lâu ngày không sử dụng. Cách khắc phục lỗi in sai màu cho bạn lúc này là chạy chế độ Clean trong mục Maintenance đến khi đạt yêu cầu thì thôi. Nếu chạy nhiều mà chưa được thì phải tháo đầu phun ra vệ sinh sạch sẽ.

12. Lỗi Không Kéo Được Giấy:

Nguyên nhân:

• Bộ phận tách giấy hay còn gọi là quả đào bị mòn do dùng quá lâu;
• Bề mặt của giấy quá trơn làm ống cuộn giấy không lấy được giấy.

Khắc phục:

• Tháo quả đào ra rồi dịch chuyển tấm cao su trên bề mặt hoặc thay quả đào mới;
• Thử thay loại giấy khác cho máy in.

13. Lỗi Kéo Giấy Nhiều Tờ Cùng Một Lúc:  
Lỗi máy in kéo nhiều tờ giấy cùng một lúc thường xảy ra với các máy in dùng được một thời gian dài hoặc máy in để lâu không sử dụng, bánh răng bị khô do thiếu dầu mỡ, khiến hệ thống cơ kéo giấy chậm hơn bình thường (do bộ phận đá giấy không tách giấy kịp khỏi lô giấy) gây ra tình trạng kéo nhiều tờ cùng lúc và có thể gây ra hiện tượng kẹt giấy.

Có 3 nguyên nhân làm cho máy in kéo nhiều tờ giấy cùng một lúc

• Giấy in bị ẩm;
• Máy in bị rỉ sét do lâu ngày không sử dụng;
• Do lô kéo giấy (hay còn gọi quả đào, cao su load giấy) lâu ngày bị biến dạng dày hơn bình thường, khi kéo giấy bị kẹt, lấy giấy không đều sẽ rút nhiều tờ cùng lúc.

Khắc phục:

• Vệ sinh toàn bộ hệ thống cơ kéo giấy;
• Bôi trơn toàn bộ hệ thống bánh răng;
• Thay lô kéo giấy nếu kiểm tra thấy bị biến dạng;
• Dùng ổn áp giúp ổn định nguồn điện cung cấp cho máy;
• Không dùng giấy cũ, ẩm hoặc quá nhăn;
• Sấy khô giấy in hoặc thay thế bằng giấy in khác.

14. Lỗi Máy In Bị Kẹt Giấy:

Có rất nguyên nhân dẫn đến máy in bị kẹt giấy. Sau đây là một số nguyên nhân thường gặp và cách khắc phục:

• Bao lụa bị cháy do mỡ nhiệt bị khô, mất tác dụng giải làm giấy bị kẹt. Vì vậy, bạn cần thay thế bao lụa mới cùng loại và chú ý bôi mỡ nhiệt;
• Vô tình làm rơi vật rắn vào bên trong máy in làm máy bị kẹt giấy. Do đó, cần hết sức cẩn thận và lấy vật rắn ra ngoài;
• Bộ lăn kẹp giấy bị bẩn. Bạn khắc phục bằng cách tắt máy in và vệ sinh con lăn kẹp giấy bằng cao su nằm trên trục ngang của máy;
• Giấy in quá cứng hoặc quá nát khiến máy kẹt giấy. Để giải quyết vấn đề này, đầu tiên bạn hủy bỏ lệnh in, sau đó tháo hộp mực và cầm 2 mép giấy kéo nhẹ tờ giấy bị kẹt ra ngoài. Tiếp theo, bạn thay loại giấy in mới đạt chất lượng. Cuối cùng restart lại máy;
• Bộ phận cảm biến ở cửa máy và khay cuốn giấy bị lỗi khiến máy báo Jam paper. Trong trường hợp này, bạn cần thay bộ phận cảm biến.

Ngoài ra để tránh máy in bị kẹt giấy, bạn cũng cần lưu ý:

Không để quá nhiều giấy vào khay đựng;

Cần sắp xếp giấy trong khay gọn gàng, ngăn nắp;

Không trộn các loại giấy khác nhau trong cùng 1 khay - Đảm bảo kích cỡ giấy vừa với khay đựng;

Không được lấy giấy ra khỏi khay trong khi máy đang hoạt động;

Chỉ sử dụng các loại giấy chất lượng theo khuyến cáo của nhà sản xuất;

Mặt cần in của giấy được để úp trong khay giấy thường và để ngửa trong khay giấy nạp tay…

Máy in kẹt giấy là một trong những lỗi thường gặp nhất khi sử dụng máy in, hầu như tất cả các loại máy in khi sử dụng lâu và nhiều đều bị lỗi kẹt giấy, do đó bạn cần thường xuyên kiểm tra chăm sóc, bảo dưỡng để có thể kéo dài thời gian sử dụng.

15. Lỗi Máy In Đèn Vàng Liên Tục Trên Máy In:  
Lỗi báo đèn vàng liên tục trên máy in có thể do 3 nguyên nhân chính là máy bị kẹt giấy, giấy chưa tiếp xúc với bộ phận nạp giấy hoặc do hộp mực.

• Nếu lỗi máy in đèn vàng mà nguyên nhân bị kẹt giấy, bạn có thể kiểm tra và khắc phục theo hướng dẫn ở phần trên;
• Còn trường hợp giấy chưa tiếp xúc với bộ phận nạp giấy thì hãy đẩy khay giấy sát vào tới khi giấy được cuộn và in dễ dàng;
• Hộp mực lắp không đúng cách hoặc điểm tiếp xúc trên chip mực không tốt cũng là nguyên nhân gây ra đèn vàng nháy liên tục.

16. Lỗi Máy In Bị Kẹt Mực:

Tình trạng máy in ngừng hoạt động và các đèn trên máy in nhấp nháy liên tục là biểu hiện rõ nhất khi máy in gặp sự cố kẹt mực

Lúc này, hộp mực kết nối của bạn chắc chắn có vấn đề do việc bơm lại mực cho hộp mực cũ không đúng khiến mực in bị kẹt trên đầu phun.

Gặp phải sự cố này, bạn hãy tháo hộp mực ra và dùng khăn khô mềm để làm sạch đầu phun. Thao tác hoàn tất, máy in của bạn sẽ hoạt động trở lại bình thường.

17. Lỗi Kết Nối Máy In:  
Khi thực hiện in nhưng màn hình máy tính hiển thị thông báo “Can not start spooler service” có nghĩa máy in của bạn không thể kết nối dịch vụ.

Nguyên nhân chủ yếu do cáp kết nối giữa máy in và máy tính không tiếp xúc tốt. Để khắc phục, bạn nên thực hiện lần lượt các bước sau đây:

Bước 1: Kiểm tra lại đầu cáp và chắc chắn cáp đã được lắp đúng vị trí chưa;

Bước 2: Vào Start > Run, gõ lệnh services.msc và tìm đến nhánh Print Spooler, nhấn chuột vào đó;

Bước 3: Chọn Automatic trong phần Startup type, nhấn Start để khởi động lại dịch vụ.

Ngoài ra, nếu bạn in ở môi trường máy in chia sẻ trong mạng LAN thì máy sẽ không báo “Can not start spooler service” thay vào đó là “Server down”. Nguyên nhân là do máy chủ đã tắt. Do vậy, bạn cần bật máy tính chia sẻ để việc in ấn diễn ra bình thường.

18. Lỗi Máy In Kêu To Khi In:  
Lỗi này thường xảy ra khi máy in đặt ở nơi không bằng phẳng sẽ dẫn đến bị kênh khay giấy và trục đào khiến tiếng kêu to bất thường khi in.  
Ngoài ra, máy kêu còn có thể do trục truyền lực và các bánh răng truyền lực bị cong vênh hay bào mòn. Do vậy, cần kiểm tra và thay linh kiện bị mòn, hỏng. Ngoài ra một nguyên nhân nữa đó là do áo sấy (lụa) của máy bị rách và bạn chỉ cần thay áo sấy là được.

19. Lỗi Font Chữ Khi In:  
Font chữ Unicode trong Word máy in, in được nhưng lại không in được các trang web sử dụng mã Unicode.  Cách khắc phục khá đơn giản và chỉ cần thực hiện như sau:

• Nhấn nút Print và cửa sổ Print hiện ra;
• Nhấn vào nút Properties, chọn tab Fonts, và chọn Print TrueType as graphics.
• Chọn OK để in.

Ngoài ra để khắc phục, bạn cũng có thể cài thêm chương trình  FinePrint   để in được các trang web Unicode.

20. Lỗi Máy In In Chậm:  
Lỗi này thường xảy ra trên nhiều loại máy in khác nhau và nguyên nhân chủ yếu là do bộ cài Driver máy in không tương thích với hệ điều hành mà bạn đang sử dụng. Vì vậy bạn cần vào trang chủ của dòng máy in đó và tìm đúng phiên bản driver tương thích với hệ điều hành đang sử dụng nhé.