1. TỔNG ĐÀI ĐIỆN THOẠI LÀ GÌ?

Tổng đài là 1 hệ thống chuyển mạch giúp cho các người dùng đầu cuối gọi cho nhau và gọi ra ngoài trên một số đường thuê bao của các nhà cung cấp. Xu hướng doanh nghiệp ngày càng phát triển lớn mạnh, nhu cầu trao đổi thông tin ngày càng nhiều, hàng loạt nhà cung cấp ra đời dẫn đến giá thành lắp đặt và cước điện thoại ngày càng rẻ. Tuy vậy, việc trang bị cho mỗi nhân viên 1 số điện thoại cố định vẫn tốn nhiều chi phí đầu tư và khả năng tập trung quản lý không cao. Hơn nữa, liệt kê hàng loạt số điện thoại sẽ khiến đối tác lúng túng khi lựa chọn số điện thoại trong danh bạ để liên hệ công việc.   
Do đó một số điện thoại duy nhất quảng bá cho toàn doanh nghiệp sẽ là giải pháp tối ưu, thông qua hế thống tổng đài nội bộ, cuộc gọi sẽ đến được nơi đối tác có nhu cầu liên lạc.  

2. KHI NÀO DOANH NGHIỆP NÊN SỬ DỤNG HỆ THỐNG TỔNG ĐÀI?   

⭐ Liên lạc giữa các phòng ban trong công ty dễ dàng, bạn chỉ cần gọi, nghe lời chào rồi bấm phím chọn bộ phận cần gặp  
⭐ Thuận lợi cho việc chăm sóc khách hàng bởi có thể ghi âm để nắm được phản hồi khách hàng, đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên  
⭐ Tổng đài có API tích hợp các phần mềm CRM, ERP giúp kết nối vào tổng đài để biết thông tin khách hàng khi gọi đến, lưu được lịch sử cuộc gọi  
⭐ Tổng đài Telesale thực hiện được nhiều cuộc gọi cùng lúc nên tiết kiệm được cước phí gọi ra….thường sử dụng cho bộ phận Telesales  
⭐ Cần tích hợp các đầu số cũ lên tổng đài hoặc chọn các đầu số mới.   

3. CÁC TÍNH NĂNG VÀ LỢI ÍCH CỦA TỔNG ĐÀI ĐIỆN THOẠI:             

Tiếp nhận tất cả các cuộc gọi đến của khách hàng:

Đảm bảo mọi khách hàng khi gọi vào văn phòng đều có người tiếp nhận   
Nhờ tính năng ghi âm cuộc gọi mà có thể tư vấn chăm sóc khách hàng chu đáo và hiệu quả nhất kể cả khi không có mặt ở văn phòng.

Tăng hiệu quả cuộc gọi:

Bằng cách tự động định tuyến cuộc gọi tổng đài điện thoại giúp khách hàng gọi đến đúng người, bộ phận cần gặp.

Cải thiện chất lượng dịch vụ:

Cho phép các cuộc gọi được chuyển đến nhân viên từ xa, từ bất cứ nơi nào.

Tiếp cận nhiều đối tượng khách hàng hơn:             

Mang lại ấn tượng chuyên nghiệp và độ tin cậy cho khách hàng.

Chi phí bảo trì thấp:             

Lắp đặt hệ thống điện thoại tổng đài hiện đại sẽ giúp giảm chi phí bảo trì và cơ sở hạ tầng.

Ngoài ra, tương tự như một kênh liên lạc chung và chính thống của các doanh nghiệp, tổng đài điện thoại mang đến những lợi ích vô cùng lớn cho doanh nghiệp bao gồm:   
✔️ Chức năng bảo mật tối ưu nhất cho các cuộc gọi trong nội bộ doanh nghiệp,…   
✔️ Không mất cước phí khi liên lạc nội bộ và tiết kiệm chi phí mua điện thoại riêng lẻ cho từng nhân viên trong nội bộ công ty   
✔️ Tận dụng được hiệu quả tối đa các đường trung kế vào bưu điện   
✔️ Hỗ trợ chặn các cuộc gọi không mong muốn, tích hợp VoIP để liên kết giữa các trụ sở, chi nhánh của doanh nghiệp với nhau để giao dịch không mất phí, chuyển cuộc gọi cho người khác mà không phải di chuyển khỏi bàn làm việc   
✔️ Khả năng quản lý chi tiết thông tin cuộc gọi và quản lý chi phí gọi của từng cá nhân   
✔️ Có thể cài đặt chuông ở bất kỳ máy điện thoại nào trong công ty ở thời điểm khác nhau theo mong muốn như trong giờ làm việc, giờ nghỉ trưa hay ngoài giờ hành chính,…   
✔️ Có chức năng cài đặt sẵn lời chào, trả lời tự động có thể giúp trả lời khách hàng tự động khi không có nhân viên trực hoặc tư vấn…

4. CÁC LOẠI TỔNG ĐÀI ĐIỆN THOẠI:

Tổng đài Analog: Là giải pháp sử dụng công nghệ thoại truyền thống (công nghệ analog). Đây là tổng đài ra đời khá lâu trên thị trường, hoạt động thông qua đường Line bưu điện. Theo đó, khi khách hàng đăng ký sử dụng, các nhà mạng sẽ kéo Line bưu điện trực tiếp đến văn phòng khách hàng.  

Ưu điểm tổng đài Analog:   
✔️ Chi phí đầu tư thấp   
✔️ Đơn giản, dễ sử dụng    
✔️ Khả năng chặn các cuộc gọi không mong muốn: huyện, di động liên tỉnh, quốc tế.

Nhược điểm tổng đài Analog:   
❌  Các tính năng bị hạn chế   
❌  Chi phí bảo trì cao   
❌  Khó mở rộng máy nhánh   
❌  Không hỗ trợ API để kết nối CRM, ERP   
❌  Không hỗ trợ quản lý từ xa   
❌  Quản lý cuộc gọi của nhân viên, chất lượng chăm sóc khách hàng hạn chế do không có báo cáo   
❌  Analog còn nhiều hạn chế do đó công nghệ này ngày càng được ít doanh nghiệp chọn lựa.

Tổng đài điện thoại IP: Là tổng đài sử dụng mạng điện thoại riêng, dùng giao thức Internet để thực hiện cuộc gọi ra bên ngoài. Ngoài thực hiện các cuộc gọi nội bộ gọi đến các mạng PSTN, mạng di động, hệ thống này còn được thoại và hình ảnh trên LAN, WAN và internet.  

Ưu điểm tổng đài IP:   
✔️ Dễ cài đặt và thiết lập cấu hình   
✔️ Dễ quản lý nhờ cấu hình trên web   
✔️ Cắt giảm chi phí cuộc gọi   
✔️ Loại bỏ được đường dây điện thoại   
✔️ Dễ dàng nâng cấp, mở rộng hệ thống không giới hạn   
✔️ Kiểm soát báo cáo đầy đủ.

Nhược điểm tổng đài IP:   
❌  Giá cước điện thoại tổng đài IP cao so với điện thoại thường.

Tổng đài ảo: Dịch vụ tổng đài này được lắp đặt đơn giản, không cầu kỳ, tốn kém. Doanh nghiệp chỉ cần trang bị điện thoại IP, softphone trên di động hoặc tận dụng các tổng đài analog có sẵn để kết nối VOIP là hoàn toàn có thể sử dụng như một tổng đài chuyên nghiệp.  

Ưu điểm tổng đài ảo:   
✔️ Chi phí lắp đặt thấp, triển khai hệ thống nhanh   
✔️ Khả năng mở rộng máy nhánh nhanh chóng   
✔️ Không cần đầu tư nhân sự quản trị hệ thống.

Nhược điểm tổng đài ảo:   
❌  Hệ thống của tổng đài ảo không đặt tại công ty, rất khó để kiểm soát   
❌  Dữ liệu của doanh nghiệp sẽ lưu trữ ngoài văn phòng do vậy bảo mật mất tính an toàn.

Các dự án HKT Solutions đã triển khai: Xem tại đây →